Yöneticiler İçin Pratik Bilgiler: Toplantı Nasıl Yapılır?

Zaman katili toplantı yönetimi, zaman fukarası işadamları ve yöneticiler için son derece önemli bir konu. Eğer yöneticiyseniz, gerekli - gereksiz pek çok toplantıya katılmak zorunda kalırsınız.

2000´li yalların başında Günün Fırsatı´nın ilk kurduğum zamanlar Tahtalake´de bir ithalatçı firmayla görüşmem gerekiyordu. Eskiden çalıştığım büyük gruplardan alışkanlıkla toplantı talebimi telefonla iletmeye karar verdim.

- Merhaba. Ben Egesoy Alışveriş Hizmetleri´nden Samed Egesoy. İnternet sitemiz için ürün alımı konusunda sizinle görüşmek istiyorum.
Karşıda 55-60 yaşlarında bir ses.
- Buyur amcam.
- Ben sizden bir toplantı rica edecektim. Müsait olduğunuz bir güne randevu verirseniz sizi ziyaretten memnuniyet duyarım.
- Ben de memnun olurum, ben hep burdayım istediğin zaman gel amcam.

Vallahi şaştım. Biz alışmışız önce telefon açarsın, sonra bir mail atarsın, toplantı günü ve saatini kararlaştırırsın, sonra o gün ve saati teyid eden bir karşı mail alırsın falan filan. Nerdeyse toplantının saatini ve gündemini belirlemek için öncesinde bir toplantı yapmak gerekir. Amcada öyle değil. Yılların tüccarı.

Toplantıya gittim. Amca bir yandan müşterileriyle ilgileniyor. Kendimi tanıtıyorum ve telefonu hatırlatıyorum. Hoş geldin diyor.

- Sitemizin adı günün fırsatı ve sizin ithalatınız olan ürünlerden almak istiyorum diyorum.
-Ooo güzel fikir. Demek, piyasadan indirimli satabileceğin ürünler buluyorsun ve her gün birini fırsat yapıyorsun. Bakalım bizde buna uygun neler var.

Amca, ben Leb demeden Çoruma gidip geliyor.

Sonra devam ediyor
- Şu ürünümüz çok satıyor ama bunda kar marjı yok, bunu fırsat yapmazsın.
- Şu ürün var, bu da çok satıyor ama buna indirim yaparsan bayiler kızar.
- Hah şu iki mal var. Bunlarda %50 indirim verebilirsin ve çok satar.

Yaşa be amcam. Ben bunu sözde holdinglerin Amerika´larda öğrenim görmüş yöneticilerine anlatırken bir tarafım çıkıyor. Amcam 5 dakkada topu kaptı, götürdü ve golü attı.

Başından sonuna 10 dakikamı almış olan bu toplantıdan her iki taraf ta mutlu ve mesut olarak ayrıldım. İşte ideal toplantı budur.

Sonra düşündüm ki bu toplantı denen şey biraz da, bizim gibi yeni nesil yöneticilerin şımarıklığı galiba.

- Bugün çok toplantım var.
- Az sonra bir toplantıya gireceğim.
- Sonra görüşelim mi, şimdi bir toplantıdayım.

Toplantısı çok olmak, toplantıda olmak sanki karizma veriyor.

2012 yılı itibariyle 20 yılı aşan iş yaşamımda binlerce toplantıya katıldım. Başarılı bir toplantı için gözlemlerimi aşağıda sunuyorum.

Bu Toplantı Gerçekten Gerekli mi?

Teknoloji dünyasında yaşıyoruz. Mailler, anında sesli ve görüntülü görüşme araçları olan msn ve skype elimizin altında. Sunum dosyalarımızı power point ile gönderebiliriz, ne anlatmak istiyorsak bir web sayfasında anlatıp link verebiliriz.
Gerçekten karşılıklı oturup konuşmak gerekli mi?
Evet bazı durumlarda bu gereklidir. Ancak öncesinde "bu toplantı gerekli mi?" sorusu mutlaka sorulmalı ve toplantı son çare olacak düşünülmeli.

Eğer 1 saatlik bir toplantı yapıyorsanız ve o toplantıda 10 kişi varsa, o toplantı aslında 10 saatlik bir toplantıdır. Çünkü 10 kişinin birer saatini götürür. O toplantıya gidip gelmek için yolda geçen zamanları da unutmamak gerek. (bkz. Sil Baştan adlı kitap / Mediacat)

Toplantının Sadece Başlangıç Değil Bitiş Saatini de Kararlaştırmak

Vehbi Koç, Ford´un başkanı Henry Ford ile görüşme talebinde bulunmuş. Yaklaşık 6 ay süren uzun bir bekleyişten sonra nihayet olumlu cevap gelmiş. 10 dakika için Ford´dan randevu alabilmişler. Toplantı günü yanında Bernar Nahum olduğu halde Amerika´ya, Ford´un ofisine gitmişler. Vehbi Koç o günü, asansörden çıkarken heyecandan dizlerinin titrediğini belirterek anlatıyor.

Henry Ford, tam da toplantı saatinde makamında kendilerini karşılamış. 10 dakika boyunca hiç konuşmadan onları dinlemiş. Sonra da arkasını dönüp odadan çıkıp gitmiş. Yardımcıları gelip Vehbi bey ve Bernar Nahum´u uğurlamışlar.

Uzun süre toplantının sonucunu bilememişler. Derken bir gün bir yazı gelmiş. Türkiye´de Ford bayiliğinizi onaylıyoruz yazıyormuş.

Bu örnek günümüzde biraz katı kaçabilir. Ancak toplantı 10 dakika ise 10 dakikadır.

Benzer bir durum ben Cine5´teyken başıma gelmişti.
O sıralarda Cine5 için bir katalog hazırlıyordum ve katalogla satışın merkezi olan Almanya´da Otto, Neckerman ve Quelle gibi dev katalog firmalarını incelemeye gitmiştim.

Quelle´nin merkezine gidip görüşme talebimi ilettim. Genel müdürleri 3 ay sonraya 15 dakika için randevu verdi. Tabi benim tam da Türk işi olarak, "Taa Türkiye´lerden geldim bak bir bakıp çıkacağım" tarzı yaklaşımlarım da sökmedi. Sadece mağazalarını ve kataloglarını inceleyebildim ancak hiçbir yöneticisi ile görüşemedim. Bizde olsa "Adam taa Almanya´dan gelmiş, ne olacak bir 10 dakkamı ayırayım" deriz.

Toplantının Gündemini Önceden Belirlemek ve Gündem Dışına Çıkmamak

Toplantıdan önce katılımcılara, toplantının amacını ve nelerin görüşülmesini istediklerini belirten bir toplantı gündemi göndermekte fayda vardır. Bunu toplantıyı talep edenin göndermesi gerekir. Diğer taraf ta gündeme alınmasını istedikleri başka konular varsa belirtmelidir. Böylece başı sonu belli olmayan bir toplantı yerine neyin konuşulacağı ve nelerin karara bağlanacağı da belirlenmiş olur.

Toplantıda Sadece İlgililerin Değil Yetkililerin de Olmasının Sağlanması

Pek çok toplantıda sizi ilgiyle dinlerler. Ama iş karar vermeye gelince "Bunu müdürümüze veya genel müdürümüze ileteceğim" denir. İyi sen ileteceksin de o zaman ben buraya neden geldim? Sen benim kadar heyecanlı anlatabilecek misin? Belki senin göz ardı ettiğin bir husus benim o işi alıp alamamamda çok önemli bir ayrıntı olacak. Ben sana söylüyorum. Anlattıklarımın yarısı zaten benim ağzımdan çıkıp senin kulağına, oradan da kafana gidene kadar yolda kayboluyor. Sen de bunu alıp o adama anlatacaksın. Kalanın yarısı da öyle kaybolacak. Oldu mu ya?

Siz siz olun, yapacağınız toplantıda karar verecek yetkililerin de olmasını isteyin. Sıcağı sıcağına işi kopartın.

Toplantı Yeri´nin Sadeliği

Bugün pek çok büyük firmada ayrı bir toplantı odası vardır. Bir toplantı odası mümkün olduğunca sade olmalıdır. Dikkat dağıtacak aksesuarlar, tablolar, resimler ve eşyalar olmamalıdır. Açık renk bir odada sadece büyük bir toplantı masası, yanlarında sandalyeler, masa üzerinde küçük birer bloknot ve kalemler. Gerekiyorsa masanın bir ucunda slayt makinası veya tepegöz. Karşı duvarda sunum için perde. İşte ideal bir toplantı odası. Bir toplantı için gerekli her şey var ancak gereksiz hiçbir şey yok.

Yıllar önce Fransız´ların yönetimindeki İzmir Kipa´da bir toplantıya katılmıştım. Emniyetteki sorgu odalarından hallice yan yana dizilmiş beyaz odalar vardı. Hücre gibi. Küçük bir masa ve iki yanında birer sandalye. Masa üzerinde kağıt kalem. Başka hiçbir şey yok. Sandım ki az sonra savcı gelecek, ifademi imzalayıp çıkacağım. Öyle bir his. Toplantıya katılan yetkili geldi. İzzet ikram hiç bir şey yok. Yaklaşık 5 dakikada konuştuk, notlar aldı ve bitti.

Bu durum çok dikkatimi çekmişti ve yıllar sonra bir başka Fransız yöneticiyle karşılaştım. Toplantıda oldukça neşeliydi. Çay, kahve, cappuccino ne istediğimi sordu. Dayanamayıp yıllar önce başımdan geçen bu toplantıyı anlattım. Güldü ve dedi ki.
- Ben uzun yıllardır Türkiye´de yaşıyorum. Evet Fransızlar´ın toplantı şekli öyle ancak ben sizinkini daha samimi buluyorum. Önce hal hatır soruyorsunuz, mutlaka önce ne içersiniz diye soruyorsunuz. Bu da ortamı yumuşatıyor.
Sanıyorum uzun süre Türkiye´de yaşadığı için onu da kendimize benzetmeyi başarmıştık.

Belki bizimkisi daha iyidir ne dersiniz?

Toplantıda İkram ve Hal Hatır Sorma

Biz misafirperver bir milletiz. Toplantı sahibi ev sahibi gibidir. Misafire ilgi gösterilir. Önce hoş geldiniz der. Nasılsınız der. Sonra ne içersiniz diye sorar. Ben bu geleneklerimizin yaşatılmasına taraftarım. Ancak bu nazik içecek davetlerinde sadece su almaktan yanayım. O da hani konuşurken belki boğazınız kurur. Ancak çay - kahve vb içecekleri kibarca reddedip, almamaktan yanayım.

Nasılsınız diye hal hatır sormak nezakettendir. Kısa bir şekilde yanıtlayıp "Teşekkür ederim iyiyim siz nasılsınız?" deyip genelde olumlu olan cevaptan sonra artık toplantıya geçmek gerekir. Bu hal hatır sorma işi uzatılmamalıdır. Hele ki toplantıda çok kişi varsa hepsinin ayrı ayrı birbirine hal hatır sorduğunu düşünsenize.

Küçükken, bayramlarda annemler elimizden tutar ve konu komşuya bayram ziyaretine giderdik. Bizim oralarda adettir. Önce misafirler oturur sonra ev sahibi olan teyze baştan başlar.
Anneme sorar
- Nasılsın kızım. Cevap verilir. Sonra ablama sorar. Nasılsın kızım. Cevap verilir. Sonra bana sorar. Nasılsın oğlum. Cevap verilir.
Sonra bu teyzenin kocası gelir. O da başlar sıradan sormaya.
"Ya amca az önce iyiyiz dedik ya. Neden bir de sen soruyon" diyesim gelir.

Bazen de hemen toplantıya geçmeyelim diye önce havadan sudan konulardan başlanır. Toplantı gündemine bir türlü sıra gelmez. Bu olmamalıdır.

Toplantıda Herkes Türk, O Halde Neden İngilizce Konuşuyorsun?

Konuşurken yerli yersiz ingilizce konuşanlara uyuz olurum. Hele ki kullandığı kelimenin Türkçe´si de varsa. Eskiden böyle tiplerle karşılaştığımda, demek racon böyle deyip ben de bulabildiğim her kelimenin yerine mümkünse ingilizcesini kullanmaya çalışırdım. Sanırım bu bir öz güven sorunu. Şimdilerde pek kimseyi sallamadığımdan güzel Türkçemize geri dönmüş durumdayım. Tamam çocuklar anladık, ingilizce biliyorsunuz. Az zorlayın kendinizi, Türkçe öğrenmeniz de yakındır.

Toplantıyı Sonlandırma

- Eh, biz artık kalkalım.
- A neden kalkıyorsunuz, ne güzel konuşuyorduk şurda. Daa karpuz keseceedik :)

Bizim sıcak kanlı ve misafirperver oluşumuzun bir sıkıntısıdır bu. Toplantıdaki insanlara bir de kanımız kaynadıysa bırakmak istemeyiz. Bazı durumlarda da o insanlarla güzel güzel sohbet etmek varken sıkıcı işimize dönmek istemeyiz. Ne güzel toplantı yapmak varken, şimdi işin sırası mı? Hem adımız toplantıda ya, gören de bizi iş yapıyor sanıyor. Ne de olsa adı İş Toplantısı.

Önceden belirlenmiş gündem, toplantıyı bitirmeyi de kolaylaştırır. Gündemdeki her konu görüşüldüyse artık toplantı bitmiştir. Bitmelidir de.

Toplantıya katılan her iki taraf ta bunun bir aile veya komşu ziyareti değil de İŞ TOPLANTISI olduğunun bilincinde olursa toplantılar kısa sürecek ve her iki taraf için de daha tatminkar olacaktır.

Bana göre iş toplantıları profesyonel olmalıdır. Eğer toplantıdaki kişilerle iş haricinde de görüşmek isterseniz bunu kendilerine iletirsiniz ve sadece iş için değil, özelde de görüştüğünüz kişiler olabilirler. Tabi bunu ilk toplantıda yapmak doğru değildir. Bugün pek çok arkadaşıma baktığımda eski yıllarda bir gün bir toplantıda karşılaştığımızı görüyorum. İş hayatında kişisel network te çok önemlidir. Ama bu özel görüşmeler iş toplantılarından ayrılmalıdır.

Toplantı Sonrasında, Toplantı Tutanağı Hazırlanması ve Gönderilmesi

Toplantıda görüşülüp alınan kararla toplantı sonrasında katılımcılara dağıtılmalıdır. Söz uçar yazı kalır. Her toplantıdan sonra katılımcılara gönderilen birer mail ile toplantıda nelerin karara bağlandığı veya bağlanamadıysa sonraki süreç yazılmalıdır. Böylece yanlış anlaşılmaların ve yok ben öyle demediydim sen öyle anlamışsın demenin önüne geçilmiş olur.

Herkese hayırlı toplantılar.

EKLER
Yazılarımla ilgili gördüğüm notları bloğuma ekliyorum.
Alttaki bölümü Suzan Sabancı Dinçer´in röportajında gördüm.
Toplantılarıyla ilgili şöyle diyor.

- Verimli geçmesi için toplantı bir saat sürmeli ve sonuç odaklı olmalı.
- Zaman ve verimlilik konusunda çok sıkıyım.
- Uzun süren vizyon ve strateji toplantıları için hafta sonu veya akşamüstünü tercih ederim.
- Normal rutin toplantıların kısa ve verimli geçmesi için toplantıların amacı, gündemi önceden belirlenir, katılımcılara verilir. Böylece kısa zamanda, hedefe odaklı toplantı yaparız.

Konu Resmi İçin Teşekkür (Thanks For The Image): Werner Heiber on Pixabay