Ofiste Kağıt Kalem Kullanımına Son. OneNote u Deneyin, Bırakamayacaksınız

Microsoft Office programları içinde Excel ve Word´u kullanmayanınız yoktur. Office set içinde gelen ve daha önce hiç ilgimi çekmeyen OneNote programı ise iş yerinde hayatımı değiştirdi diyebilirim. Daha sonra bunu kime önerdiysem adeta onsuz yapamaz oldu. Gelin hep birlikte, bu programın hayatımızı ne kadar kolaylaştıracağını görelim.

Geçtiğimiz yıl kendi ofis düzenimle ilgili radikal bir karar aldım. Masamın üzerinden kağıt-kalemi ve hesap makinesini kaldıracaktım. Çünkü masamda incelemem gereken teklifler, evraklar, raporlar yığıldıkça yığılıyordu. Üstelik gelen telefonlarla ilgili notlar almam da gerekiyordu. İş arkadaşlarım bir şey söylüyor ve onlarla ilgili de notlar almam gerekiyordu. Daha sonra neredeyse bu notların ve dökümanların arasında kayboluyordum. Sanırım pek çoğunuz bu dertle karşılaşmışsınızdır.

Sonra bir karar aldım ve mümkün olduğunca (maalesef tamamen değil) kağıt-kalem ve basılı kağıt olayını ortadan kaldırmaya karar verdim. Tüm notlarımı, beni uğraştırmadan hemen yazabileceğim bir not alma ve organizer programım olsa diye düşündüm. Tüm evrakların scan edilmesini ve kağıt olarak değil de bilgisayarda saklanmasını istedim. Bazı evrakların sadece metin kısımlarının saklanması yetiyordu. Öyleyse, scan edildiğinde resim olarak gelen bu dosyadaki metinleri yazmayla uğraşmayacağımız, resim içinden metin de ayıklayabilen bir program olsa iyi olurdu. Hesap makinesi de ortadan kalkmalı ancak aynen hesap makinesi işlevinde ve kullanım kolaylığında bir başka araç olmalıydı. Kartvizitler, dosyalar, klasörler hepsi ortadan kalkmalıydı.

Daha da ileriye gideyim, masamın üzerinde bilgisayarımdan başka hiç bir şey olmamalıydı. Sadece resmi daireler için basılıp saklanması zorunlu olanlar dışında hemen her şey bilgisayarda olmalıydı ve ben bunlara istediğim zaman kolayca ulaşabilmeliydim.

Meğer aradığım şey zaten bilgisayarımda yüklüymüş ama bu güne kadar karıştırmaya fırsat bulamadığımdan ondan faydalanamamışım.

Microsoft Office paketi ile birlikte gelen OneNote programından bahsediyorum.
Şimdi size, bu harika programla neler yapabileceğinizi anlatacağım.

İstediğin Kadar Not Defteri, Klasör ve Dosya Aynı Ekranda
Öncelikle OneNote´da birbirinden farklı istediğiniz kadar not defteri oluşturabiliyorsunuz. Üstelik aynı ekran üzerinde. Örneğin: Çalışma Notlarım, Aile Notlarım, Kişisel Notlarım gibi. Sonra bunların içinde farklı klasörler ve farklı sayfalar oluşturabiliyorsunuz. Tekrar ediyorum, bilgisayarınızdaki klasör görünümünde değil, aynı ekran üzerindeki sekmeler şeklinde.

Ekranda Boş Bir Yeri Tıkla Ve Not Almaya Başla
Programın çalışma sayfası düz bir kağıt gibi. Üzerinde herhangi bir yeri tıklayıp oradan yazmaya başlıyorsunuz. Yazdıklarınızı hemen bir çerçeveye alıyor ve bunu sürükle-bırak şeklinde istediğiniz yere taşıyabiliyorsunuz. Yani, örneğin word sayfası gibi en üstten başlamanız gerekmiyor. Karşında boş bir sayfa oluyor ve istediğiniz yeri tıklayarak oradan yazmaya başlıyorsunuz.

Bu özellik çok kullanışlı. Çünkü birbirinden farklı bir sürü notunuz olsa dahi, o anda hemen ekranı tıklayıp ayrı ayrı konulardaki bu notları yazabiliyor sonra da isterseniz istediğiniz sayfaya veya klasöre taşıyabiliyorsunuz. O sırada bir telefon geldi ve not almalısınız. Ekrana tıklayın ve yazmaya başlayın, o kadar. Sayfanın neresini tıkladığınız önemli değil.

Aynen internet browser (tarayıcı)´ınız üzerindeki sekmeler gibi ayrı ayrı klasörlerinizi sekmeler halinde görebiliyorsunuz. Bu sekmelerin (klasörlerin) içinde istediğiniz kadar da dosya veya sayfa oluşturabiliyorsunuz.

Hesap Makinesi Özelliği
Ekranın her tarafı hesap makinesi fonksiyonuna sahip. Örneğin ekranda boş bir yeri tıkla ve 100+50= de, hemen 150 diye sonucu yazıyor. Böylece masanızın üzerinde hesap makinesi bulundurmak zorunda kalmıyorsunuz.

Notları Sınıflandırma
İstediğiniz not defterinin içinde istediğiniz isimle klasör sekmeleri oluşturabiliyorsunuz. Daha sonra bu klasörde sağ taraftan Yeni Sayfayı tıklayıp istediğiniz isimle yeni bir sayfa oluşturabiliyorsunuz. Başka yerde oluşturduğunuz notunuzu sadece sürükle-bırak yaparak o sayfaya taşıyabilirsiniz. Böylece notlarınızı tasnif etmeniz çok kolaylaşıyor.

Üstün Arama Özelliği
Ekranın sağ üstündeki arama çubuğu ile, aradığınız kelimenin geçtiği tüm sayfaları bir ekranda görüntületebiliyorsunuz. Dolayısıyla ileride bir nota ihtiyacınız olduğunda bulmanız çok kolaylaşıyor.

Şifreleme Özelliği
Başkalarının görmesini istemeyeceğiniz notlarınız için şifreli sayfalar oluşturabiliyorsunuz. Bunun için sadece Dosya menüsüne gidip Bu Bölümü Paraloyla Koru demeniz yeterli oluyor. Banka şifrelerinizi, web site üyelik şifrelerinizi, ticari sır olan yazışmalarınızı ve belgelerinizi bu şekilde şifreli klasörlerde saklayabilirsiniz.

Sesli Not Alma Özelliği
Sadece yazılı değil sesli not da alabiliyorsunuz. Bilgisayarınızın mikrofonu varsa bu yeterli. Diyelim bir toplantı yapıyorsunuz ve dikkatinizi, not almak yerine sadece konuşmacıya vermek istiyorsunuz. OneNote´un sesli not alma özelliğinden faydalanabilir ve toplantının ses kaydını oluşturabilirsiniz. Bunun için ekrandaki araç menüsünden mikrofon resmini tıklamanız ve kaydı başlatmanız yeterli.

Sıkı durun. Video not alma özelliği de aynı şekilde mevcut.

Diğer Dosyaları İmport Etme Özelliği
Diyelim ki bir not alıyorsunuz. X firması ile yapılan toplantı notları dediniz. O notlar ise bir fiyat listesini referans alıyor. Dolayısıyla bu notlara baktığınızda o firmanın fiyat listesine de ihtiyaç duyuyorsunuz. O fiyat listesi ise Excel formatında. Olsun. Direkt olarak o dosyayı sürükleyip OneNote ekranına bırakmanız yeterli. Dosya için orada bir kısa yol oluşturuyor. İhtiyaç duyduğunuzda elinizin altında olmasını sağlıyor.

Resimden Metin Kopyalama Özelliği
Bir resim dosyanız var ancak size o resimdeki metinler lazım. O resmi OneNote´a yapıştırıyorsunuz ve resimdeki metinleri kopyala diyorsunuz. Size sadece yazıları ayırıveriyor. Örneğin kartvizitleri tarayın ve OneNote´a koyun. Sonra da Resimden Metin Kopyala deyin o kadar. Yazmanıza gerek yok.

OneNote İçinden Mail Gönderebilme Özelliği
Notlarınızı mail olarak göndermek için, üst araç menüsünden mail ikonuna basmanız yeterli. Sayfanızın başlığını mailin konu kısmına yapıştırıyor, notunuzu da mailin gövdesi olarak hazırlayıp mail göndermenizi kolaylaştırıyor.

İnternette Gezerken Ekran Görüntüsünü Direkt OneNote´a Atma
Bu da çok kullanışlı bir özellik. Hani eskiden bazen gazetelerin bir kısmını kırpar saklardık. Onu düşünün. Bu işi web sayfaları için yapıyor. İstediğiniz yerini kırpıyor ve saklıyor.

Bazen internette gördüğünüz bir sayfayı, daha sonra incelemek üzere saklamak istersiniz. Herhangi bir web sayfası üzerindeyken klavyenizin Windows tuşu ile birlikte S tuşuna basmanız yeterli. O anda ekranı dondurarak kırpılabilir hale getiriyor. Mouse ise istediğiniz yerini seçip kırpıyorsunuz. Bu işlemi yapar yapmaz OneNote sizin için onu, kendi kırpma bölümüne koyuyor.

Serbest Şekil ve Çizim Özelliği
Bazen yazı yazmayız da çeşitli şekiller veya çizimler yaparız. İşte OneNote buna da imkan veriyor. Sayfanızın istediğiniz yerinden başlayarak şekil ve çizimler yapabiliyorsunuz.

So olarak iki özelliğine daha değineceğim.
Birincisi, notlarınızı biçimlendirmeyle ilgili. OneNote kendiliğinden (default olarak) yazılarınızı siyah renkte not ediyor. Ancak istediğiniz yazıyı bold (kalın), eğik (italic) yapmak veya istediğiniz renkte ve karakterde yapmanız mümkün.

OneNote´ta save (kaydet) özelliği yok. Yazdıklarınız ve ekledikleriniz otomatik olarak kaydediliyor. Siz silene veya başka yere taşıyana kadar orada kalıyor.

OneNote Yedekleme
OneNote, Belgelerim içinde kendi klasörüne kayıt yapıyor. Dolayısıyla o klasörü yedeklemeniz tüm notlarınızı da kolayca yedeklemenizi sağlıyor.

OneNote kullanmaya başladıktan sonra öyle rahatladım ki sormayın. İşlerimi düzenlemek çok kolaylaştı. Bir dosyada Blog Yazılarımla ilgili notlar alıyorum. Bir başkasında toplantı notlarımı. Şifreli sayfada özel bilgileri. Başka bir dosyada iş fikirleri ve projelerimizi. Ayrıca her gün için ilk karşıma çıkacak sayfasında da en üste yapılacak işler listesi ekledim. Yapılan işleri, yapılacaklar listesinden siliyorum, yapılmayan işlerin ise öncelik sırasını değiştirebiliyorum. Hesap makinesi kullanmıyorum. Bütün gün en çok kullandığım program OneNote oluyor. Örneğin bu yazımı bile önce OneNote´ta yazdım ve düzenledim. Sonra bloguma koydum.

Gecikmiş te olsam, böyle bir yazı ile OneNote´u tanıtıp halen kullanmayan varsa önermeyi düşündüm.

Umarım size de faydası olur.